konsultanpajak.or.id Pengertian dan Pentingnya Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak. Bagi setiap perusahaan yang terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), spesimen tanda tangan pada Faktur Pajak menjadi elemen yang sangat penting dalam memastikan keabsahan dan kelengkapan dokumen perpajakan. Spesimen tanda tangan ini berfungsi sebagai bukti legal atas dokumen yang terkait dengan kewajiban pajak, termasuk ketika perusahaan mengajukan atau melakukan transaksi terkait dengan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Siapa yang Berhak Menandatangani Faktur Pajak?
Tidak semua orang di dalam perusahaan memiliki kewenangan untuk menandatangani Faktur Pajak. Berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak (PER-24/PJ/2012), Pasal 13 Ayat (2), PKP wajib memberikan pemberitahuan tertulis mengenai identitas pejabat atau pegawai yang berwenang untuk menandatangani Faktur Pajak. Pemberitahuan ini harus dilampirkan dengan contoh tanda tangan dan fotokopi KTP dari pejabat atau pegawai yang dimaksud.
Prosedur Penunjukan Pejabat yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak
Prosedur penunjukan pejabat yang berhak menandatangani Faktur Pajak terdiri dari beberapa langkah. Berikut adalah tahapan umum yang harus dilakukan:
- Pemberitahuan Tertulis: PKP harus menyampaikan surat pemberitahuan yang mencakup identitas pejabat atau pegawai yang berhak menandatangani Faktur Pajak kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk disahkan.
- Spesimen Tanda Tangan: Pemberitahuan ini disertai dengan spesimen tanda tangan dari pejabat atau pegawai yang ditunjuk dan fotokopi KTP mereka.
- Proses Pendaftaran: Setelah surat pemberitahuan diserahkan, KPP akan memverifikasi dan mengesahkan penunjukan pejabat tersebut.
Jika terjadi perubahan pejabat yang berwenang menandatangani Faktur Pajak, PKP wajib mengirimkan pemberitahuan kepada KPP dengan menyertakan perubahan yang terjadi. Hal ini penting untuk memastikan bahwa Faktur Pajak yang diterbitkan sah dan lengkap. Jika tidak, Faktur Pajak tersebut dapat dianggap tidak sah.
Penggunaan Spesimen Tanda Tangan pada e-Faktur
Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan e-Faktur telah menggantikan Faktur Pajak manual. Meskipun demikian, spesimen tanda tangan tetap diperlukan dalam pembuatan e-Faktur. Prosesnya diatur dalam PER-16/PJ/2014, yang menjelaskan bahwa untuk membuat e-Faktur, PKP harus menyediakan spesimen tanda tangan pejabat yang berwenang.
Pada e-Faktur, tanda tangan manual digantikan dengan kode QR sebagai bentuk validasi. Hal ini memungkinkan validasi digital yang memudahkan pengelolaan Faktur Pajak secara elektronik.
baca juga
- Pajak Jasa Maklon yang Sering Ke-skip Sama Pebisnis
- Peran Penting PJAP Buat Era Baru Pajak Digital
- Meterai Bukan Stiker Lucu, Bro!
- Apakah AI Training Data Kena Pajak?
- Pajak IoT Data
Pengajuan Sertifikat Elektronik untuk Pejabat yang Menandatangani
Selain menyerahkan spesimen tanda tangan, pejabat atau pegawai yang diberi wewenang menandatangani Faktur Pajak juga harus mengajukan Sertifikat Elektronik kepada DJP (Direktorat Jenderal Pajak). Sertifikat ini digunakan sebagai alat otentikasi dalam sistem e-Faktur dan memastikan bahwa hanya pejabat yang berwenang yang dapat melakukan penandatanganan.
Kasus dan Contoh Penerapan Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak
Kasus 1:
Misalnya dalam transaksi, ada persyaratan untuk menyertakan spesimen tanda tangan pada Faktur Pajak. Dengan e-Faktur, Anda tidak perlu lagi menandatangani secara manual karena sistem ini sudah menggantinya dengan barcode dan kode QR yang divalidasi secara digital.
Kasus 2:
PT AAA tidak menyerahkan spesimen tanda tangan pada Faktur Pajak sejak pertama kali berdiri, dan tidak ada perubahan kepengurusan perusahaan. Dalam hal ini, semua Faktur Pajak yang diterbitkan sebelum penerbitan peraturan baru dianggap sah, namun setelah peraturan baru diterapkan, Faktur Pajak tersebut bisa dianggap cacat.
Kasus 3:
Apakah spesimen tanda tangan masih diperlukan setelah beralih ke e-Faktur? Ya, jika tidak ada spesimen yang tercatat atau terjadi perubahan pada pejabat yang berwenang menandatangani, maka Faktur Pajak dapat dianggap cacat dan terkena sanksi.
Kasus 4:
Jika seorang direktur digantikan, namun perubahan ini belum diupdate dalam database e-Faktur, maka Faktur Pajak yang diterbitkan akan menunjukkan status kosong. Untuk menyelesaikan masalah ini, harus dilakukan penggantian nama penandatangan pada aplikasi e-Faktur, sesuai dengan prosedur yang diatur oleh KPP.
Kasus 5:
Jika terdapat perubahan kepengurusan pada perusahaan dan belum melaporkan perubahan ini ke KPP, maka semua Faktur Pajak yang diterbitkan setelah perubahan tersebut dianggap tidak lengkap dan dapat dikenakan sanksi administrasi berupa denda 2% dari DPP (Dasar Pengenaan Pajak).
Kesimpulan
Spesimen tanda tangan pada Faktur Pajak, baik manual maupun e-Faktur, adalah komponen penting dalam memastikan validitas dan kelengkapan dokumen pajak. Setiap perubahan pejabat yang berwenang menandatangani Faktur Pajak harus segera dilaporkan ke KPP untuk menghindari sanksi administratif. Dengan sistem yang sudah diatur secara ketat oleh DJP, perusahaan diharapkan dapat menjalankan kewajiban perpajakan dengan lebih transparan dan teratur.
penulis tamu dari : Epajak.or.id
